Yritysviestinnän laihdutuskuuri


Goethen kerrotaan pyytäneen joskus anteeksi pitkää kirjettään ja maininneen puolustuksekseen, ettei hänellä ollut aikaa kirjoittaa lyhyemmin. Goethen lentävä lause ponnahti mieleeni, kun luin EVAn viime viikolla julkaisemaa toimistotyöstä kertovaa Työväen teatteri -pamflettia. Sen ydinsanoma on, että harvalla on enää tarpeeksi aikaa varsinaiseen työhön, kun informaatiota tulvii kaikkialta ja kaikkea on liikaa: sähköposteja, palavereja, muistioita ja PowerPoint-esityksiä. Lisäksi ne kaikki ovat usein liian pitkiä.

”Ennen esimiehemme kontrolloivat ja valvoivat aikaamme, nykyään kollegamme varastavat sen” (Työväen teatteri, s. 18).

Olen itsekin törmännyt ylipitkiin sähköpostiviesteihin. Niissä on se huono puoli, että ne tulee helposti lukaistua läpi puolihuolimattomasti, jolloin jotakin tärkeää voi jäädä huomaamatta. Lyhyt viesti taas tulee luettua tarkemmin. Nykyajan kiireisessä maailmassa naseva viesti kertoo vastaanottajalle, että arvostat häntä, koska et tuhlaa hänen aikaansa.

Mitäpä, jos tekisimme ytimekkäästä kirjoitustavasta uuden muoti-ilmiön. ”Tekstikarppauksessa” sähköpostiviestin enimmäispituus on viisi riviä, muistion yksi aanelonen ja esityksiin tulee vain kaikkein oleellisin.

Muistion mahduttaminen yhdelle sivulle voi tietysti tuntua hankalalta. Asioiden ja ajatusten jäsentäminen vie aikaa, siinä Goethe osui naulan kantaan. Asia pitää ymmärtää kunnolla, ennen kuin sen voi kirjoittaa tiiviiksi tekstiksi. Mutta harjoitus tekee siinäkin mestarin.

Lisäksi saattaa hirvittää se, että näennäinen tuottavuus laskee: kirjoitin yhden sivun kymmenen sijaan. Mutta jos se yksi sivu on täyttä timanttia, esimies tuskin pistää pahakseen. Ytimekäs viestintä tuo ryhtiä koko firman toimintaan. Yhden sivun lukemiseen kuluu huomattavasti vähemmän aikaa kuin kymmenen sivun lukemiseen. Kerrannaisvaikutukset voivat olla merkittäviä. Jos 20 henkilöä lukee 9 sivua vähemmän, se on jo 180 sivua, ja yhteenlaskettu ajansäästö on suunnilleen yhden työpäivän verran. Lisäksi kaikki ehtivät ja jaksavat lukea lyhyen tekstin, eikä lukemista tarvitse stressata.

Tehdään siis toistemme työstä helpompaa. Kirjoitetaan lyhyemmin.

Jos et usko, että 10-sivuisen tekstin saa tiivistettyä yhteen sivuun, soita meille ja kysy lisää.

EVAn Työväen teatteri -pamfletin voi ladata Elinkeinoelämän valtuuskunnan sivustosta.

Mari Nokkonen-Pirttilampi

Mari Nokkonen-Pirttilampi

Olen kääntänyt ja kirjoittanut tekstejä työkseni vuodesta 1998. Kirjoittamisen lisäksi markkinointi on lähellä sydäntäni, ja nykyisessä työssäni yhdistyvät molemmat. Vapaa-ajalla nautin puutarhanhoidosta ja uusien asioiden oppimisesta.
Mari Nokkonen-Pirttilampi